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Welche-Wiki-für-Ihr-Unternehmen

Welche Wiki für Ihr Unternehmen?

Welche Wiki für Ihr Unternehmen?

 

3F Wiki, Banana Dance, BusinessWiki, DrupalWiki, LionWiki, ProjectForum, Zwicki…
Kennen Sie diese Begriffe? Unter http://www.wikimatrix.org, einem Vergleichsportal für Wiki-Tools, können Sie diese und viele andere Wiki-Softwarelösungen miteinander vergleichen. Einen solchen Vergleich hat auch die Firma Pumacy Technologies AG gemacht, um die acht am besten geeigneten Wiki-Tools für Wissensmanagement im Unternehmen auszuwählen. Die Ergebnisse sind in Form der Studie „Die Qual der Wiki-Wahl. Wikis für Wissensmanagement in Organisationen“ erschienen.
 

Wieso eine Wiki in Ihrem Unternehmen?

Der Einsatz eines Wiki-Konzeptes im Unternehmen hat sehr viele Vorteile. Er trägt zur aktiven Kommunikation zwischen den Mitarbeitern bei und hilft bei der Analyse, der Strukturierung, der Erweiterung und dem Transfer von Wissen, Erfahrungen, Kompetenzen und Netzwerken innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus eignen sich Wikis dazu, den Prozess des informellen Lernens zu unterstützen, heißt es im Beitrag von Pumacy Technologies AG.
 

Doch Vorsicht – nicht jede Wiki eignet sich für Ihr Unternehmen

Da „das Internet und seine User anderen Rahmenbedingungen als das Intranet und seine Anwender unterliegen“, lässt sich das Wiki-Konzept nicht ohne weiteres in beliebig jede Organisation kopieren, so die Autoren der zitierten Studie „Die Qual der Wiki-Wahl…“. Eine Wiki muss zum allgemeinen Unternehmenskontext passen, bei der Einführung einer Wiki-Software im Unternehmen sollten die spezifischen Anforderungen analysiert werden, und erst dann kann die geeignete Software ausgewählt werden. Also: Nicht nur die Performance zählt, sondern vor allem die Antwort auf die Frage: „Wieso und wozu möchten wir die Wiki nutzen?“
 

Wiki-Lösungen: Hier sind die unternehmensrelevanten Faktoren

Als wichtigste Anforderungen, die die Wahl der geeigneten Wiki-Software für Wissensmanagement in einem Unternehmen beeinflussen, nennen die Autoren der zitierten Studie die folgenden:
 
Anerkennung und Beliebtheit. Die Wiki-Software soll eine anerkannte, bekannte Lösung sein, die ausgereift und auf dem Markt etabliert ist. Dadurch wird die langfristige Verfügbarkeit und die Weiterentwicklung der Wiki gewährleistet.
 
Sicherheits-Aspekte. Da Unternehmens-Wikis in der Regel nur für die Mitarbeiter zugänglich sind, müssen einige Bereiche zusätzlich zugangsbeschränkt sein und das muss die Wiki-Software auch leisten.
 
Anpassungsmöglichkeiten. Es sollte möglich sein, die Wiki-Lösung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Die Feature, die Menüführung, die Interaktionsmechanismen und das Layout an das Corporate Design anzugleichen, sollte möglich sein.
 
Integrationsmöglichkeiten. Die Wiki sollte sich mit anderen bereits vorhandenen Programmen integrieren lassen.
Benutzerfreundlichkeit (bzw. Usability). Die Einfachheit in der Bedienung verbessert den Einstieg und reduziert den Schulungs- und Einführungsaufwand sowie die Akzeptanz durch die Mitarbeiter.
 
Technische Aspekte. Zu den wichtigen Kriterien in Bezug auf die technischen Aspekte gehört vor allem die Softwareplattform. Es kann z. B. wichtig sein, dass eine Anbindung bereits vorhandener Datenbanksysteme an die Wiki möglich ist.
 

Wiki-Lösungen für Unternehmen: Das sind die Favoriten

Hier sind die acht besten Wiki-Tools (ausgewählt nach den oben beschriebenen Anforderungen für die Unternehmens-Wikis):
 
1. Confluence (http://www.atlassian.com/software/confluence) wird derzeit von 13.500 Anwendern in über 100 Ländern genutzt und ist die populärste kommerzielle Firmenwiki auf dem Markt. Neben der Verbreitung zählt auch der WYSIWYG-Editor („What you see is what you get“) zu den Stärken von Confluence. Dank exzellenter Benutzerfreundlichkeit ermöglicht diese Wiki-Software ein schnelles Anlegen von Inhalten sowie deren hierarchische Ordnung und Strukturierung und sie stellt den Anwendern auch eine leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht Confluence eine Integration mit SharePoint und die Bearbeitung von Inhalten direkt in Microsoft Office sowie die Verwaltung der Anhänge.
 
2. DokuWiki (http://www.dokuwiki.org/) ist insbesondere für die Entwicklung von Dokumentationen konzipiert und ist sehr einfach zu bedienen. Sie hat relativ niedrige Systemanforderungen und eignet sich somit für kleine und mittelgroße Wikis für Arbeitsgruppen und kleine Unternehmen. Eine der Stärken dieser Wiki liegt an der Zugriffsverwaltung – sie ermöglicht es, für einzelne Bereiche und Seiten, sowie für Benutzergruppen und Einzelnutzer Zugriffsrechte zu definieren.
 
3. DrupalWiki (http://drupal-wiki.com/de) ermöglicht es, auf einfache Art und Weise Inhalte zu erstellen. Für deren Speicherung wird eine Datenbank benötigt. Integriert in diese Software sind viele Diskussionsmöglichkeiten, wie Blogs, Foren und Diskussionsseiten. Drupal Wiki verfügt über ein leistungsfähiges Berechtigungsmanagementsystem, eine Suchfunktionalität, die es ermöglicht, auch Anhänge zu durchsuchen, ein Dokumenten-Managementsystem sowie Projekträume.
 
4. MediaWiki (http://www.mediawiki.org/) ist die populärste Wiki-Software und wurde ursprünglich für die Anforderungen der Online-Enzyklopädie Wikipedia entwickelt. Die Stärke von MediaWiki stellt deren großer Bekanntheitsgrad dar, der mit hoher Akzeptanz bei den Nutzern verbunden ist. MediaWiki steht für sehr gute Benutzerfreundlichkeit und lesbares Design und bietet Diskussionsseiten an, die jedem Artikel beigefügt sind. Dadurch, dass MediaWiki ursprünglich für offene Internet Wikis entwickelt wurde, ergeben sich auch einige Nachteile bzw. Entwicklungspotential im Unternehmenseinsatz: Die vorhandene Rollenverwaltung beschränkt sich z. B. auf drei Gruppen von Usern (anonyme User, angemeldete User und Administratoren) und ist nur durch Erweiterungen möglich.
 
5. TikiWiki (http://info.tiki.org/) selbst ist ein Open Source Content Management System (CMS), in dem eine Wiki ergänzt um weitere Funktionalitäten, wie z. B. Blog und Workflowmanagement enthalten sind. Diese Wiki bietet ein detailliertes Berechtigungsmanagementsystem, ihr wird aber – wegen der vielen Funktionen (Wikis, Foren, Blogs, Artikel, Bildergallerien, Karten-Server, Linkverzeichnisse, Mehrsprachigkeit, Bug Tracker, RSS Feeds Freie Open Source Software) – Unübersichtlichkeit vorgeworfen (ganz nach dem Prinzip: weniger ist mehr).
 
6. TWiki (http://www.twiki.org/) ist vor allem für strukturiertes Ablegen von Informationen geeignet. Sie werden direkt in Dateien gespeichert (was allerdings zu Sicherheitsproblemen führen kann). TWiki wird vor allem in Intranets von mittleren und großen Unternehmen genutzt. TWiki gehört mittlerweile zu bekannten Marken und wird bereits von vielen Unternehmen eingesetzt (wie wir es der Website von TWiki entnehmen können, „50,000 Small Businesses, many Fortune 500 Companies, and Millions of People use TWiki“). Ein WYSIWYG-Editor und ein Berechtigungsmanagementsystem sind standardmäßig installiert.
 
7. Foswiki (http://foswiki.org/) ist aus der Abspaltung der TWiki-Community entstanden. Die Funktionalitäten von Foswiki ähneln sich daher denen von TWiki.
 
8. Microsoft SharePoint 2010 (http://sharepoint.microsoft.com) ist – strikt genommen – keine eigenständige Wiki, sondern eine Enterprise Collaboration Platform, die über die Möglichkeit verfügt, darin Wikis einzurichten. Daher wird davon abgeraten, nur aufgrund der Wiki-Funktionalität SharePoint einzurichten.
 

Wiki-Lösungen für Unternehmen: „People Make Success Happen“

Oben beschrieben wurden die technischen Voraussetzungen, die die besten Wiki-Lösungen für Unternehmen leisten. Damit sie aber in Ihrem Unternehmen produktiv eingesetzt werden können, brauchen Sie noch etwas: Nämlich die aktive, motivierte Teilnahme aller Mitarbeiter. Denn die Mitarbeiter müssen davon überzeugt sein, dass das im Unternehmen eingesetzte Wiki-Tool eine Software ist, die ihre Arbeit erleichtert. Wikis können nur dann funktionieren, wenn sie mit Leben, mit Inhalten gefüllt werden, sonst besteht die Gefahr, dass das dort gesammelte Wissen unvollständig ist und schnell veraltet. Daher sollten Mitarbeiter dazu motiviert werden, das Wissen mit ihren Kollegen regelmäßig auszutauschen. Die Benutzung von Wikis soll zum festen Bestandteil der Arbeit im Unternehmen werden. Und das ist eine der wichtigen Aufgaben, die bei der Einführung der Wiki-Software berücksichtigt werden sollte.
 

Quellen:
Adler, F.; Frost, I.; Gross, D., Die Qual der Wiki-Wahl. Wikis für Wissensmanagement in Organisationen, http://www.pumacy.de/publikationen/wikis_fuer_wissensmanagement.html
König, A.: Die besten Wiki-Tools für Unternehmen, http://www.computerwoche.de/a/die-besten-wiki-tools-fuer-unternehmen,2504747, WikiMatrix – Compare them all, http://www.wikimatrix.org/

Team GermanPersonnel

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