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HR-Controlling – welche KPIs sind relevant für das Recruiting?

Noch vor wenigen Jahren waren die Personalbeschaffer, wenn überhaupt, nur in sehr geringem Maße den Anforderungen des Controllings unterworfen. Viele Personalabteilungen definierten sich als „Stabsabteilungen“, für die andere Leistungs- und Erfolgskriterien galten als für die operativen Teams. Der Fachkräftemangel und der „Kampf um die Talente“ verändern jedoch sukzessive das Selbstverständnis der Recruiter sowie die Bedeutung von effizienten Recruiting-Prozessen für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen.
 

Diese Neudefinition führt unter anderem zum Ruf nach validen KPIs für das Recruiting. Sinnvoll ist ein solcher Ansatz nicht nur aus einer monetären Perspektive. Wenn es gelingt, in einem Unternehmen sinnvolle Erfolgsmessungsroutinen für das Recruiting einzuführen, ermöglichen diese unter anderem, vorhandene Optimierungspotentiale schnell – oder überhaupt – herauszufinden und in konkrete Aktivitäten umzusetzen. Parallel dazu lassen sich hierdurch strategische Ziele der Personalbeschaffung definieren und das Tagesgeschäft der Recruiter in ganzheitliche Prozesse überführen.
 

KPIs für das Recruiting – zwischen Unternehmenszielen und dem „Faktor Mensch“

Um einen solchen Ansatz umzusetzen, müssen die diversen KPIs allerdings sowohl die allgemeinen Unternehmensziele als auch verbindliche Zielvorgaben für das Recruiting reflektieren – letztlich geht es um einen komplexen Ansatz. Als ein Beispiel: Die Personalabteilung punktet mit einer hervorragenden „Time to fill“ – je nach Definition dem Zeitraum, bis ein Arbeitsvertrag für eine vakante Stelle abgeschlossen wird oder die erfolgreichen Bewerber tatsächlich an ihrem Arbeitspatz erscheinen. Ein Gradmesser für Erfolg ist dieser Parameter jedoch nur, wenn auch Leistung und Arbeitsqualität der neuen Mitarbeiter stimmen („quality of hire“) und diese nach der Probezeit oder einem anderen in den KPIs verbindlich definierten Zeitraum tatsächlich noch im Unternehmen sind, also eine positive „retention rate“ zeigen. Schwierig zu definieren sind KPIs für das Recruiting also allemal – der „Faktor Mensch“ und seine Reaktionen lassen sich nicht bis ins Letzte prognostizieren oder austarieren.
 

Recruiting-Controlling und Erfolgsmessung im Recruiting – ein strategisches Projekt

Controlling im Recruiting ist ein strategisches Projekt, in dem es darum geht, Personalbeschaffung und Personalmarketing als Teil der Wertschöpfungskette im Unternehmen zu begreifen und entsprechend zu behandeln. In den Firmen selbst liegt an diesem Punkt allerdings bisher einiges im Argen. Eine empirische Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalarbeit (DGFP) aus dem Jahr 2011 kam zum Ergebnis, dass nur eine Minderheit der Unternehmen Recruiting-Prozesse in dieser Form betrachtet, Erfolgsmessung betreibt und die dabei gewonnenen Daten zur Steuerung der Personalbeschaffung nutzt. Grundlegend verändert haben dürfte sich die Situation seit dieser Erhebung nicht.
 

Effizienz im Recruiting: Quantifizierbare Erfolge oder Erfolg der Arbeitgebermarke?

An der Frage, wie Erfolg im Recruiting messbar ist, scheiden sich unter HR-Experten seit Längerem die Geister. Geht es um direkt quantifizierbare Effizienz, um den Erfolg der Arbeitgebermarke oder die Entwicklung einer Strategie, in der beide Seiten eine Rolle spielen? Der Fokus auf rein quantitativen Parametern war über einen langen Zeitraum – und keineswegs nur im HR-Bereich – ein Mantra des Controllings. In Zeiten eines immer stärker „leergefegten“ Arbeitsmarktes ist er automatisch sehr relativ zu sehen. Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind, ihre Werte, ihre Kultur und damit ihre Markenqualität an potentielle Kandidaten zu vermitteln und (auch) hierdurch für diese attraktiv zu sein, finden sich im „Kampf um die Talente“ auf der Verliererseite wieder. Andererseits verdeckt die Markenperspektive zumindest der Tendenz nach und an der Oberfläche den zeitlichen und kostenmäßigen Aufwand für die Personalbeschaffung. Ein integrierter Ansatz, in dem beide Seiten eine gleichberechtige Rolle spielen, steckt bisher – bezogen auf die Gesamtheit der Unternehmen – noch in den Kinderschuhen. Für die Realisierung eines strategisch ausgerichteten Recruitings ist er jedoch unverzichtbar.
 

Welche KPIs sind für die Bewertung von Recruiting-Prozessen sinnvoll?

Dass die Entwicklung eines solchen integrierten Ansatzes und entsprechend definierter KPIs bisher aussteht, schreibt auch Christoph Athanas in einem Artikel für den Experten-Blog metaHR. In seinem Beitrag unternimmt er den Versuch, 20 valide KPIs für ein integriertes HR-Controlling zu definieren, die eine ausgewogene Relation zwischen Zeit-, Kosten- und Qualitätskriterien beschreiben.
 

Zeit:

  • Time-to-Fill – der Zeitraum, bis eine Vakanz besetzt wird oder ein neuer Mitarbeiter seine neue Stelle tatsächlich antritt.
  • Time-to-Interview – der Zeitraum von der Meldung des Personalbedarfs bis zum Beginn der Vorstellungsgespräche.
  • Time-to-internal-feedback – der Zeitraum, bis der verantwortliche Manager der Fachabteilung eine verbindliche Rückmeldung zu einem Bewerber an den Recruiter gibt.
  • Der Prozentsatz der unbesetzten Stellen nach X Tagen, dessen Bewertung anhand der strategischen Zielvorgaben des Unternehmens für die Personalbeschaffung erfolgen muss.

 

Kosten:

Hinzu kommen verschiedene Kostenkalkulationen: Pro Stellenbesetzung, pro Bewerbung und pro Tag für jede unbesetzte Stelle. Bei weiteren Bewertungsparametern geht es um die Recruiting-Effizienz in verschiedenen Beschaffungskanälen – beispielsweise anhand der Anzahl der Bewerbungen pro Stellenausschreibung und Kana, der Bewerberherkunft (der Personalabteilung bereits bekannte oder unbekannte Kandidaten) den Raten von Jobangeboten in Relation zur Zahl der Interviews sowie die Akzeptenzraten dieser Angebote seitens der Bewerber.
 

Qualität:

Abschließend schlägt Athanas verschiedene Qualitätsparameter zur Evaluierung des Recruitings vor. Hierzu zählen
 

  • Die Zufriedenheitsraten mit dem Ablauf des Recruitings in den Fachabteilungen, unter den Bewerbern, die einen Vorstellungstermin erhalten haben und unter den neu eingestellten Mitarbeitern – die Bewertung des Recruitings durch Mitarbeiter und Bewerber dient der Evaluierung der Candidate Experience durch das Controlling sowie der Entwicklung eines nachhaltigen Candidate Experience Managements.
  • Performance Evaluierungen/Mitarbeiterbeurteilungen der „Neuen“ nach einem festgelegten Zeitraum (optimalerweise mit Referenzen zu den jeweiligen Beschaffungskanälen und dem verantwortlichen Hiring Manager/Recruiter).
  • Die Messung der Retention Rate.
  • Die Evaluierung der Talentpools des Unternehmens in Relation zu konkreten Jobprofilen anhand der Quote akzeptabler Bewerbungen der dort vorhandenen Kontakte
  • Die qualitative Evaluierung des Active Sourcing – also der Direktansprache geeigneter Kandidaten in Relation zu daraus resultierenden Bewerbungen und Neueinstelllungen.

 

Aus der Zusammenschau dieser Daten ergibt sich ein Instrumentarium zur direkten Leistungsmessung der Personalabteilung im Recruiting sowie für die Ausstattung der Recruiting-Organisation mit finanziellen und personellen Ressourcen. Die Evaluierungskriterien ergeben sich aus zeitlichen, kostenrelevanten und qualitätsbezogenen Faktoren.
 

Personalmarketing und Bewerberqualität als Basis für Recruiting-KPIs

Einen im Detail anderen, komplexeren und bereits stärker ausdifferenzierten Ansatz verfolgt der HR-Experte Marcus Reif in einem Blogeintrag zum gleichen Thema. Im Kern geht es ihm ebenfalls um die Entwicklung von qualitativ bestimmten KPIs für die HR-Arbeit und das Recruiting.

 
Aus Reifs Perspektive bestehen die Grundlagen für die Entwicklung erfolgreicher Recruiting-KPIs in der Evaluierung folgender Punkte:

 

  • Gesamterfolg der Arbeitgebermarke anhand von Arbeitgeber-Rankings und darauf aufbauenden Tiefenanalysen).
  • Erfolg des unternehmensinternen Hochschulmarketings im Hinblick auf die Relation der Anzahl der Zielhochschulen, entsprechender Events, daraus resultierender Kontakte zu Studierenden und Professoren sowie die dafür aufgewendeten Kosten.
  • Erfolg von Recruiting-Prozessen im Hinblick auf die Besetzung einzelner Stellen und unter Einbeziehung der Gesamtrelation von Zeit, Qualität und Kosten (speziell in diesem Bereich findet sich eine weitgehende Kongruenz zu jenen Faktoren, die Athanas als KPI-relevant betrachtet.
  • Erfolg von Internetaktivitäten und Involvierten externen Personalberatern.

 

Vier übergreifende KPIs anhand von Fluktuation und Trainingskosten?

Diese Arbeitsfelder werden im nächsten Schritt in eine Vielzahl von Einzelkriterien aufgeschlüsselt, aus denen Reif schließlich vier übergreifende KPIs ableitet:

 
1. Gesteuerte Fluktuation
2. Ungesteuerte Fluktuation
3. Frühfluktuation während der Probezeit
4. Trainingskosten für Mitarbeiter/Personalentwicklungsaufwand.

 

Strategische Perspektive sowie Balance zwischen Unternehmens- und Bewerberinteressen

Erfolgreiches Personalmarketing, die Qualität der ausgewählten Kandidaten sowie verschiedene Dimensionen von Fluktuationsprozessen – mit anderen Worten: Qualität und Effizienz – werden bei Reif zur Basis einiger weniger Recruiting-KPIs. Zeit- und Kostenaspekte fließen in die Bewertung ein, stehen aber nicht absolut im Fokus. Hinzu kommen weitere Faktoren – beispielsweise Unternehmenskultur- und Strategie, Compensation & Benefits, Sourcing-Strategien, Learning & Development sowie der Themenkreis „Arbeitsplatz 2.0“, die einen langfristigen Einfluss auf den Erfolg von Recruiting-Prozessen haben. Kurz: Reif zieht für die Definition von Recruiting-KPIs den großen Überblick sowie langfristige Entwicklungen heran. Auf den direkten Recruiting-Prozess bezogene Evaluierungsparameter werden in einen strategischen Rahmen eingeordnet.

 
Die Frage nach validen KPIs für das Recruiting ist hiermit sicher noch längst nicht abschließend geklärt – jedoch zeichnen sich jedoch recht deutlich eine strategische Perspektive sowie eine austarierte Balance zwischen Unternehmens- und Bewerberinteressen ab. Für ein erfolgreiches und nachhaltiges Recruiting in einem „leeren“ Arbeitsmarkt dürfte sich beides als Erfolgsfaktor erweisen.

 

Team GermanPersonnel

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