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Die Recruiting-Kennzahl Time-to-Placement

Kennen Sie die wichtigste Recruiting-Kennzahl für die Zeitarbeit?

Optimieren Sie Ihre Time-to-Placement!

 
Zeitarbeitsunternehmen sind dann erfolgreich, wenn es ihnen gelingt, möglichst schnell die passenden Kandidaten für ihre Kundenunternehmen zu rekrutieren und ihnen diese Kandidaten umgehend anzubieten. Da in vielen Branchen ein deutlicher Fachkräftemangel herrscht, wird die Personalbeschaffung auch für Zeitarbeitsfirmen immer schwieriger, obwohl sie viel Erfahrung in diesem Bereich haben. Wenn dann noch die Bewerbermanagement-Prozesse zeitaufwendig und umständlich sind, wird vor allem eins verschenkt: Zeit – und die ist pures Geld.
 
Zeitarbeitnehmer werden in der Regel sehr kurzfristig gebraucht. Dies stellt den Recruiter und Disponenten vor die schwierige Aufgabe, so schnell wie möglich geeignete Kandidaten zu finden, die dem gewünschten Anforderungsprofil entsprechen und dem Kundenunternehmen diese Kandidaten vorzustellen. Da die Unternehmen selber unter enormen Erfolgsdruck stehen, verlassen sie sich dabei nicht mehr nur auf EINEN Personaldienstleister, sondern fragen gleichzeitig bei VIELEN Zeitarbeitsunternehmen an. Denn wer zuerst den passenden Bewerber liefert, gewinnt in diesem Wettbewerb.
 

Unbesetzte Stellen kosten Unternehmen viel Geld

 
Je höher die zu besetzende Position ist, desto größer die negativen Folgen, die oft sogar abteilungsübergreifend sind. Dies erklärt, warum Unternehmen, die einen Personalbedarf über Zeitarbeitsfirmen decken möchten, so schnell wie möglich Bewerbervorschläge erhalten wollen. Denn nicht erst der aktive Recruiting-Prozess in Form einer Stellenerstellung und -schaltung ist teuer, sondern auch eine unbesetzte Stelle kostet ein Unternehmen an sich bereits viel Geld.
 
Hier sind Umsatzeinbrüche wegen Produktionseinbußen, Ausfälle durch fehlende Kundenbetreuung bis hin zum Verlust von nötigen Innovationen zu nennen. Da meist Kollegen die Arbeit der unbesetzten Stelle übernehmen müssen, werden diese zusätzlich belastet und ihre eigentliche Arbeit leidet unter dem fehlenden Personal.
 

Eine kurze Time-to-Placement verschafft Wettbewerbsvorteile

 
Wenn es um eine Stellenbesetzung geht, wird meist die Kennzahl Time-to-Hire genannt. Diese umfasst die Dauer der Personalgewinnung bis zur endgültigen Besetzung einer Stelle. Ein Zeitarbeitsunternehmen kann diesen Prozess jedoch nur bis zum Vorschlagen geeigneter Bewerber beim Kundenunternehmen beeinflussen. Diese Zeitspanne wird als Time-to-Placement bezeichnet.
 
Sie ist für Personaldienstleister DIE entscheidende Kennzahl, denn Kundenunternehmen brauchen so schnell wie möglich konkrete Bewerbervorschläge für ihre unbesetzten Stellen. Mitarbeiter, die man als Zeitarbeitnehmer im Kundenunternehmen einsetzt, werden meist für kurzfristige Tätigkeiten gebraucht und zwar sehr schnell. Die durchschnittliche Arbeitnehmerüberlassung beträgt drei Monate.
 
Erfolgreiche Arbeitnehmerüberlassung bedeutet deshalb: den ausleihenden Kundenunternehmen schneller passende Bewerber vorzuschlagen als die Konkurrenz. Viele Zeitarbeitsunternehmen rekrutieren zwar schnell und erfolgreich, aber es vergeht unnötig viel Zeit zwischen dem Finden geeigneter Bewerber und dem Präsentieren der Kandidaten beim Kundenunternehmen.
 
Ein effizientes Recruiting-System verkürzt die Time-to-Placement, indem die Recruiting-Prozesse online erfolgen. Das spart viel Zeit, sowohl in der Suchphase nach geeigneten Kandidaten als auch in der Phase der Übermittlung der Bewerber an das Kundenunternehmen. Um erfolgreicher und schneller rekrutieren zu können, sollten in der Recruiting-Phase die Abläufe der Stellenerstellung und -schaltung optimiert werden, zum Beispiel durch den Einsatz von Multiposting.
 
Mit „schnell rekrutieren“ ist es für Personaldienstleister jedoch nicht getan, wie anfangs bereits dargestellt wurde. Die Time-to-Placement endet damit, dass beim Kundenunternehmen konkrete Bewerbervorschläge vom Zeitarbeitsunternehmen eingehen. Aus diesem Grund ist ein gutes Bewerbermanagement-System, das alle Prozesse online abbildet, ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Personaldienstleistern.
 

Herkömmliche Bewerberverwaltung ist zeitaufwendig

 
Eine Recruiting Software bietet heutzutage in der Regel das CV-Parsen an. Damit werden die Daten des Lebenslaufs automatisch in die eigene Datenbank übertragen, ohne dass alle Informationen manuell eingegeben werden müssen. Anstatt diesen intelligenten Prozess fortzusetzen, wird danach jedoch erneut ein „dummes“ Dokument daraus erstellt, wenn die abgespeicherten Daten als PDF-Dokument verschickt werden. Meist handelt es sich bei diesen Recruiting- und Bewerberverwaltungs-Systemen um Dokumentenmanagement-Systeme.
 
Nachteil der beschriebenen Vorgehensweise ist der enorme Zeitaufwand, denn das manuelle Einpflegen, Bearbeiten und Versenden von Bewerbungsunterlagen dauert deutlich länger als automatisierte und standardisierte Vorgänge. So können letztendlich weniger Kandidatenvorschläge bei Kundenunternehmen eingereicht werden. Folge: Weniger Bewerber bedeutet weniger Aufträge und damit auch weniger Umsatz.
 

Zeit sparen durch digitale Recruiting- und Besetzungs-Prozesse

 
Wenn ein Bewerberprofil stattdessen in HTML angezeigt wird, kann man es dem Kunden als interaktives Online-Exposé zur Information und weiteren Bearbeitung passwortgeschützt zur Verfügung stellen. Dadurch wird der mit dem Parsen intelligent begonnene Prozess digital fortgesetzt. Die Vorteile, neben der Zeitersparnis, sind:
 

    • Der Angebotsprozess ist transparent für alle beteiligten Seiten.

 

    • Der Dialog mit dem Kunden erfolgt direkt über das HTML-Exposé ohne störenden Medienbruch.

 

    • Die individuellen inhaltlichen und gestalterischen Kundenbedürfnisse können umgehend digital umgesetzt werden.

 

    • Die Daten aus dem Exposé können mit einem Klick in das System des Kundenunternehmens übertragen werden.

 
Unser Blog-Artikel Bewerbermanagement-Systeme im Vergleich schildert dies ausführlich.
 

Die Cost-per-Placement sinkt durch digitale Prozesse

 
Bisher wurde der Fokus auf den Faktor Zeit gelegt und betont, dass ein schnelleres Rekrutieren insbesondere für Personaldienstleister deutliche Wettbewerbsvorteile mit sich bringt. Nun sollen abschließend auch noch die Kosten betrachtet werden und zwar ganz konkret anhand eines Beispiels. Wie die folgende Rechnung verdeutlicht, lassen sich mithilfe schnellerer Abläufe die Recruiting-Kosten deutlich senken:
 
 
Bewerbungseingänge pro Monat: 500
Exposés pro Monat: 100
Einstellungen/ Überlassungen pro Monat: 50
Durchschnittl. Bearbeitungszeit pro Bewerbung/ Exposé für „hübsch machen“: 5 Minuten
 
Variante 1 – Alle Bewerbungseingänge werden „hübsch“ gemacht!
Bewerbungseingänge: 500 * 5 Minuten = 2.500 Minuten =
2.500 / 480 (Minuten pro Arbeitstag) = 5,2 Arbeitstage je 8 Stunden
5,2 Tage * 350 Euro (Tagessatz für Disponenten/ Recruiter) = 1.820 Euro KOSTEN!!!
 
Variante 2 – Nur Exposés werden „hübsch“ gemacht!
Exposés: 100 * 5 Minuten = 500 Minuten
500/ 480 (Minuten pro Arbeitstag) = 1,04 Arbeitstage je 8 Stunden
1,04 * 350 EUR ( Tagessatz für Disponenten/ Recruiter) = 364 EUR INVESTITION!!!
 
 
Aus 500 Bewerbungseingängen wählt ein Zeitarbeitsunternehmen in unserer Beispielrechnung 100 Kandidaten aus, d.h. das Kundenunternehmen bekommt 100 Kandidaten-Exposés. Diese Exposés müssen einzeln erstellt werden. Für die durchschnittliche Nachbearbeitungszeit eines Bewerberprofils haben wir für dieses Beispiel fünf Minuten angesetzt.
 
Variante 1 und 2 unterscheiden sich dahingehend, ob jede eingehende Bewerbung aufbereitet wird, oder nur die, die am Ende auch tatsächlich dem Kundenunternehmen vorgeschlagen werden. Hier wird nicht nur der höhere Zeitaufwand deutlich, sondern auch die Kosten berechnet, die durch diesen Zeitaufwand entstehen. Im Ergebnis hat Variante 1 Leerkosten in Höhe von 1.456 Euro erzeugt, d. h. Kosten, die kein Ergebnis mit sich bringen.
 

Unser Fazit

 
Überprüfen Sie Ihre Recruiting- und Besetzungs-Prozesse und überlegen Sie, welche Arbeitsschritte bei Ihnen eingespart oder verkürzt werden können. Sind Sie auf dem aktuellen Stand der Technik? Möglicherweise gibt es Softwarelösungen – zum Beispiel für die Bewerberverwaltung –, die Ihre Arbeit deutlich optimieren? Indem Sie Ihre Time-to-Placement reduzieren steigern Sie Ihren Marktwert und festigen Ihre Wettbewerbsposition in einem dynamischen Markt.
 
Wenn Sie Fragen und Anregungen zu diesem Thema haben oder sich für unsere Recruiting Software persy mit seinem digitalen Bewerbermanagement interessieren, treten Sie mit uns in Kontakt. Wir freun uns auf Sie!
 
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Quellen:

Talention Blog-Artikel Warum die Time-to-Hire eine bedeutende Kennzahl ist
 

Friederike v. Hundelshausen

Friederike von Hundelshausen betreut Marcos Recruiting Blog von GermanPersonnel seit Februar 2016 und unterstützt das Social Media Team. Neben dem Schreiben eigener und dem Redigieren fremder Texte plant die Geisteswissenschaftlerin auch die Blog-Themen und organisiert Beiträge von Gastautoren.

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