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Onboarding in der Zeitarbeit

Produktivitätssteigerung durch Onboarding in der Zeitarbeit

Die ersten zwei Wochen sind entscheidend

 
Mit dem Begriff „Onboarding“ werden alle Prozesse und Maßnahmen bezeichnet, die der Eingliederung und damit Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen dienen. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels, der hohen Fluktuationszahlen gerade bei Neueinstellungen und der relativ hohen Kosten, die mit der Akquise von geeigneten Kandidaten verbunden sind, ist es auch für Zeitarbeitsunternehmen entscheidend, neue Mitarbeiter von Anfang an fachlich und kulturell einzubinden, um sie möglichst schnell „an Bord“ zu holen und dort zu halten.
 

Die beste Voraussetzung für erfolgreiches Onboarding: ein guter erster Eindruck

 
Gerade in der Zeitarbeit ist es schwierig, Mitarbeiter emotional an das Zeitarbeitsunternehmen zu binden und so ihre Loyalität zum Unternehmen zu fördern. Umso wichtiger ist es daher, dass der Personalberater bereits in den ersten Tagen den Mitarbeiter in seiner Entscheidung für das Zeitarbeitsunternehmen bestätigt und ihn dabei unterstützt, sich in der neuen Umgebung einzufinden, zu orientieren und wohlzufühlen.
Dazu ist es zunächst erforderlich, den Mitarbeiter mit dem notwendigen Wissen um die Abläufe und Prozesse im Zeitarbeitsunternehmen auszustatten: Wie sind Zeitnachweise auszufüllen? Wie setzt sich das Gehalt zusammen? Wie sieht es mit Zulagen für Schichtarbeit, Urlaubs- und Weihnachtsgeld aus? Gibt es eine betriebliche Altersvorsorge, und welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein?
 
Um diese Fragen zu beantworten und neuen Mitarbeitern die Orientierung zu erleichtern, muss ein persönlicher Ansprechpartner benannt werden, der das Einführungsgespräch führt und auch später für Fragen, Unsicherheiten oder Wünsche des Mitarbeiters zur Verfügung steht. Rund 15 Prozent aller neu eingestellten Mitarbeiter denken bereits am ersten Arbeitstag daran, wieder zu kündigen, da ihre Erwartungen sich nicht mit der vorgefundenen realen Situation decken. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, den Mitarbeiter auch emotional zu erreichen, um ihn zu motivieren und im besten Fall für das neue Arbeitsumfeld zu begeistern.
 
Natürlich können (und sollten) Vorgaben – etwa zu Zeitnachweisen, Arbeitszeiten und anderen organisatorischen Regelungen – auch in Form einer Infomappe dokumentiert werden. Aber eben nicht ausschließlich, sondern eingebunden in einen Prozess des persönlichen Austausches zwischen Mitarbeiter und Ansprechpartner. Denn gerade zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses kommt es nicht alleine auf die Vermittlung von Sachinformationen an, sondern vor allem darauf, den Neuling in seiner Entscheidung für Zeitarbeit generell und für das Unternehmen im Besonderen zu bestärken. Und das geht am besten durch einen persönlichen, wertschätzenden Kontakt von Anfang an.
 

Der erste Einsatz

 
Sind die organisatorischen Fragen geklärt, gilt es, im Rahmen des Onboarding-Prozesses den neuen Mitarbeiter auf seinen ersten Einsatz im Kundenunternehmen vorzubereiten. Dazu gehört ein klares Briefing, das Einsatzort, Ansprechpartner im Kundenunternehmen, Antrittsdatum und weiteren Vorgaben umfasst. Das Briefing wird idealerweise sowohl im Gespräch vermittelt als auch in schriftlicher Form dokumentiert und dem Mitarbeiter übergeben.
 
Trotz guter Vorbereitung seitens des Zeitarbeitsunternehmens kann es vorkommen, dass das Onboarding im Kundenunternehmen nicht optimal gestaltet ist. Zu den häufigsten Problemen gehören:
 

  • Arbeitsplatz ist noch nicht vollständig eingerichtet
  • Betreuer im Unternehmen stehen nicht zur Verfügung
  • Interne Abläufe sind nicht geklärt

 
Hier liegt es wieder am Ansprechpartner im Zeitarbeitsunternehmen, die Kritik des Mitarbeiters aufzunehmen und entsprechende Verbesserungen zu initiieren.
 
Ein gelungenes Onboarding endet darum nicht mit der Vermittlung zum Kundenunternehmen, sondern ist ein Prozess, der auch in den ersten Wochen nach der Vertragsunterzeichnung weiter konsequent betrieben werden muss: durch Besuche im Kundenunternehmen, durch persönliche Betreuung während oder nach der Arbeitszeit und durch die Suche nach Lösungen, mit denen das Kundenunternehmen ebenso zufrieden sein kann wie der Mitarbeiter.
 
Zeitarbeitsunternehmen können durch Onboarding ihren Kundenunternehmen eine deutliche Produktivitätssteigerung in der Dienstleistung der Arbeitnehmerüberlassung anbieten. Dies ist ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil, denn Zeitarbeitnehmer müssen in der Regel sehr kurzfristig Engpässe ausgleichen. Kann man sie sofort produktiv einsetzen, weil sie gut informiert und betreut sind, steigert dies nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit auf allen Seiten.
 
Wenn ein Mitarbeiter sich im Unternehmen nicht wohlfühlt, wird sich das früher oder später negativ auf die Arbeitsqualität und -quantität auswirken. Umgekehrt ist es so, dass viele Arbeitnehmer zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses sehr motiviert sind und das Unternehmen diesen Schwung nutzen kann, sofern dort von Anfang an für eine Atmosphäre gesorgt wird, in der sich der neue Mitarbeiter willkommen und wertgeschätzt fühlt.
 
Das muss nicht zwangsläufig im ersten Kundenunternehmen gegeben sein, in dem der Mitarbeiter eingesetzt wird, doch zumindest sollte er sich beim Zeitarbeitsunternehmen selbst gut aufgehoben fühlen. Sein dortiger Ansprechpartner muss per Telefon oder E-Mail erreichbar sein und schnell auf Fragen oder Wünsche reagieren. Zudem muss er Präsenz zeigen, indem er sich den neuen Arbeitsplatz seines Mitarbeiters ansieht, direktes Feedback einfordert und dies auch auswertet und nutzt, um die Situation für den „Neuen“ möglichst angenehm zu gestalten.
 

Fazit: Durch Onboarding können Sie Mitarbeiter wie Kundenunternehmen für sich gewinnen

 
Gute Nachrichten von gelungenem Onboarding verbreiten sich sowohl seitens des Arbeitsgebers als auch durch Arbeitnehmer sehr schnell. Das Zeitarbeitsunternehmen, das sich dadurch als starker Partner für beide Seiten empfiehlt, wird davon in jedem Fall profitieren: kurzfristig durch die gesteigerte Produktivität, weil der Zeitarbeitnehmer sofort effektiv mitarbeiten kann sowie mittel- und langfristig unter anderem durch eine gute und sich stetig verbessernde Reputation und ein attraktives Image.
 
Zeitarbeitsunternehmen, denen es gelingt, neue Mitarbeiter schnell und effizient an Bord zu holen, haben im zunehmenden Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte einen klaren Vorteil. Loyale und engagierte Mitarbeiter sind eher bereit, dem Unternehmen auch über längere Zeit hinweg treu zu bleiben und es im Kollegen- und Bekanntenkreis weiterzuempfehlen. Und selbst, wenn der Mitarbeiter die Zeitarbeit nur als Sprungbrett für eine Festanstellung im Unternehmen nutzen will, ist Onboarding wichtig: Hat das Kundenunternehmen durch Zeitarbeit einen hoch motivierten und – nach der erfolgreichen Integration – auch kompetenten Mitarbeiter gefunden, ist dies eine Win-Win-Situation, die auf lange Sicht stets auch das Zeitarbeitsunternehmen stärkt.
 
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Christian Praetorius war nach seiner Ausbildung zum Controller (IHK) lange Jahre im Controlling verschiedener Unternehmen tätig.
Studium an der SRH Hochschule für Wirtschaft und Logistik und seit 2012 als freiberuflicher Autor, unter anderem zu HR- und BWL-Themen.

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