So sparen Sie Personalkosten: Option Zeitarbeit

So sparen Sie Personalkosten: Option Zeitarbeit

Warum sich Zeitarbeit nicht nur finanziell rechnet, sondern durchaus auch sozial ist

Personal ist für jedes Unternehmen ein kritischer Erfolgsfaktor. Da Personalkosten oftmals die größte Einzelkostenart sind, haben sie einen wesentlichen Einfluss auf wichtige Kennzahlen wie Stückkosten oder Wirtschaftlichkeit des Betriebes. Es gehört deshalb zu den Kernaufgaben jeder Führungskraft, den Personaleinsatz virtuos auch in Zeiten von Über- oder Unterauslastung zu steuern und so sicherzustellen, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Dazu stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.

Hier ist zunächst die Anordnung von Mehrarbeit zu nennen, um mit der Stammbelegschaft in Zeiten starker Auftragslage alle Bestellungen rechtzeitig abwickeln zu können. Eine Alternative bei dauerhaft hoher Auftragslage stellt die Einstellung von zusätzlichem Personal dar. Der dritte und oftmals auch produktivste Weg ist der Einsatz von Zeitarbeitskräften, um Vakanzen und personelle Engpässe zu beseitigen und die Personalkosten variabel an die Auslastung anzupassen.

Überstunden – nur vermeintlich die kostengünstigste Alternative

Die meisten Angestellten in Deutschland haben einen Arbeitsvertrag, in dem klare Regelungen zur täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit getroffen werden. Die Regelarbeitszeit beträgt bei einer Vollzeitstelle meist 40 Wochenstunden, bei Teilzeitkräften entsprechend weniger. Sobald das vertraglich vereinbarte Stundenkontingent erfüllt ist, hat der Mitarbeiter seine arbeitsvertraglichen Verpflichtungen erfüllt und kann – zumindest in der Theorie – in den Feierabend starten.

Wenn die reguläre Arbeitszeit nicht ausreicht, etwa in Zeiten von starker Auslastung, aber auch während urlaubs- oder krankheitsbedingter Unterbesetzung, fallen Überstunden an. Diese muss das Unternehmen entweder zusätzlich vergüten oder in Form von Freizeit ausgleichen. Viele Unternehmen sind daher von starren Arbeitszeitmodellen abgekommen und setzen auf Gleitzeitregelungen. Sie ermöglichen es dem einzelnen Mitarbeiter, seine Arbeitszeiten individuell einzuteilen und so beispielsweise an einem Tag früher zu gehen, um die Kinder zum Sport zu bringen und die fehlenden Stunden an einem anderen Tag nachzuarbeiten.

Diese Flexibilität kann jedoch nicht das generelle Problem lösen, dass in Zeiten von starker Auslastung viele Überstunden anfallen, die nur dann problemlos mit Freizeit ausgeglichen werden können, wenn die Auslastung wieder sinkt. Bleibt sie auf hohem Niveau, egal ob aufgrund starker Nachfrage oder wegen Personalengpässen, müssen die geleisteten Überstunden mit Geld ausgeglichen, also ausgezahlt werden. Und dies häufig noch mit einem Zuschlag, für den auch noch zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitgeber abgeführt werden müssen.

An dieser Stelle muss auch einmal betont werden: Überstunden sind absolut unsozial. Diese oft selbstverständlich geforderte Mehrarbeit belastet die Mitarbeiter, die nach ihrer regulären Arbeit nicht mehr abschalten können und oft massive Einbußen in ihrer Freizeit haben. Jeder braucht ausreichend Phasen der seelischen und körperlichen Regeneration. Nicht ohne Grund gibt es die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen. Insbesondere gilt dies in Zeiten, in denen Arbeiten und Leben zunehmend miteinander verschwimmen, zum Beispiel durch die private Nutzung von Firmenhandys oder durch Homeoffice.

Aber selbst, wenn geleistete Mehrarbeit auch wieder durch Freizeit ausgeglichen wird, erhöhen sich der administrative Aufwand für die Führungskräfte und der Arbeitsaufwand für die verbleibenden Mitarbeiter erheblich. Der Grund dafür liegt darin, dass die anfallenden Aufgaben und Tätigkeiten erledigt und die fehlende Arbeitskraft ausgeglichen werden müssen. Ist ein Betriebsrat vorhanden, verfolgt dieser meist sehr genau die Entwicklung der Zeitarbeitskonten und kann im Falle von anhaltender Mehrarbeit tätig werden und kurzfristigen Ausgleich einfordern.

Besonders kritisch sind Überstunden übrigens bei Teilzeitkräften, die oftmals eingesetzt werden, um die Personalkosten besser steuern zu können. Wenn ein Mitarbeiter in Teilzeit regelmäßig länger arbeitet, als er arbeitsvertraglich verpflichtet ist, können diese Überstunden als stillschweigende Änderung des Arbeitsvertrages bewertet und vom Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt werden. Das hat das Landesarbeitsgericht Hamm in einem Urteil festgestellt (Az.: 8 Sa 2046/05) und damit der Klage einer Arbeitnehmerin stattgegeben. Diese wurde ursprünglich nur für 28,5 Wochenstunden eingestellt, hatte ein Jahr lang jedoch erheblich länger gearbeitet. Das Gericht verpflichtete den Arbeitgeber, sie auch weiterhin als Vollzeitkraft einzustellen und zu bezahlen.

Personalaufbau – eine Entscheidung mit dauerhaften Konsequenzen

Ebenso kann und wird der Betriebsrat bei nachweislich dauerhaft erforderlicher Mehrarbeit auf eine Erhöhung des Personalschlüssels drängen, also Neueinstellungen fordern. Natürlich ist es für Unternehmen mit klarem Wachstumsziel sinnvoll, rechtzeitig Personal aufzubauen und so eine Erhöhung von Produktionskapazitäten zu ermöglichen. Allerdings ist der Aufbau von Stammpersonal immer unmittelbar mit einer dauerhaften Erhöhung der Kosten verbunden, die dem Unternehmen auch dann erhalten bleiben, wenn sich die Auftragslage nicht so entwickelt wie geplant.

Mit einem Personalaufbau sind zudem monatliche Kosten für Gehalt und Sozialversicherungen verbunden. Darüber hinaus verursacht auch die Akquise und Auswahl geeigneter Kandidaten erhebliche Ausgaben und bindet zusätzliche Personalressourcen in der Personalabteilung wie in dem Bereich, in dem der neue Mitarbeiter eingesetzt werden soll. Wenn sich dann der Auswahlprozess verzögert, weil beispielsweise der Wunschkandidat trotz Zusage im letzten Moment abspringt und sich für einen anderen Arbeitgeber entscheidet, fallen diese Kosten dennoch an, ohne dass die gewünschten Effekte – die Reduktion von Überstunden und eine Entlastung der Belegschaft – eintreten.

Die Option Zeitarbeit – eine Win-win-Situation für alle Seiten

Zeitarbeit oder Arbeitnehmerüberlassung ist eine weitere Möglichkeit, temporäre Auslastungsspitzen zu überbrücken, ohne die Zeitarbeitskonten der eigenen Mitarbeiter anschwellen zu lassen oder Neueinstellungen zu forcieren. Bei Personalengpässen ist Zeitarbeit daher ein häufig genutztes, wirtschaftlich sinnvolles und durchaus soziales Instrument, um kurzfristig reagieren zu können und handlungsfähig zu bleiben.

Überdies bietet Zeitarbeit Vorteile für alle Seiten: Unternehmen können mit dem Instrument Arbeitnehmerüberlassung Personalengpässe schnell und flexibel beseitigen und so auch kurzfristig auf Veränderungen reagieren, ohne ihre Personalkosten dauerhaft zu erhöhen. Und das sowohl in produktiven Bereichen wie auch in der Verwaltung, im Vertrieb oder anderen Positionen mit einem höheren Qualifikationsprofil.

Auch für qualifizierte Arbeitnehmer stellt Zeitarbeit zunehmend eine sinnvolle und attraktive Möglichkeit dar, den eigenen Horizont zu erweitern und berufliche Erfahrungen zu sammeln. Zeitarbeitnehmer profitieren durch ein garantiertes Gehalt, klare Regelungen in Bezug auf Überstunden und geförderte Weiterbildungsmöglichkeiten. Darüber hinaus haben sie bei dauerhaft guten und überzeugenden Leistungen eine Perspektive auf Übernahme in das Kundenunternehmen.

Gerade dieser letzte Punkt macht Zeitarbeit auch für das Recruiting attraktiv, denn die Personalauswahl und Akquise übernimmt das Zeitarbeitsunternehmen. Je genauer das Kundenunternehmen die erforderlichen Qualifikationen definiert, desto eher kann ein geeigneter Kandidat gefunden und verpflichtet werden. Damit wird das Risiko einer Fehlentscheidung im Falle eines erforderlichen dauerhaften Personalaufbaus erheblich reduziert.

Entgegen der weitläufigen Meinung von Zeitarbeitsgegnern ist die Arbeitnehmerüberlassung nicht nur ein produktives Instrument, sondern eben auch ein soziales, um die Arbeitssituation der Unternehmen temporär zu entlasten. Dass die oft gewählte Alternative zur Zeitarbeit – Überstunden – unsozial und zulasten der Belegschaft geht, wurde bereits beschrieben. Zeitarbeit ist vielleicht sogar ein probates Mittel, um die steigende Anzahl von Burnout-Syndromen wegen Arbeitsüberlastung entgegenzuwirken?! Hier kann Leiharbeit womöglich Abhilfe schaffen.

Und nicht zuletzt ist Zeitarbeit ein arbeitsmarktpolitisches Instrument, das gesetzlich klar geregelt ist und damit die erforderliche Rechtssicherheit für alle Beteiligten bietet, ohne die Flexibilität des Unternehmens einzuschränken und Probleme in die Zukunft zu verlagern, wie es etwa bei Überstunden der Fall ist. Zum 1.4.2017 tritt die AÜG-Reform in Kraft, zu der ein Statement von Marco Kainhuber – langjähriger Kenner der Zeitarbeitsbranche – auf seinem Blog erschienen ist.

Christian Praetorius
Christian Praetorius war nach seiner Ausbildung zum Controller (IHK) lange Jahre im Controlling verschiedener Unternehmen tätig. Studium an der SRH Hochschule für Wirtschaft und Logistik und seit 2012 als freiberuflicher Autor, unter anderem zu HR- und BWL-Themen.

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