Schlechte Urlaubsübergabe der lieben Kollegen?

Schlechte Urlaubsübergabe der lieben Kollegen?

Tipps, wie du es besser machst

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Mal ist der eine weg, mal die andere. Diesmal der andere und du bist seine Urlaubsvertretung. Übergabe? Fünf Minuten vor dem Feierabend. Schlecht gelaufen, würde ich sagen. Und nach ein paar Tagen geht’s los: Für Projekt X wartet man dringend auf eine Entscheidung von dir oder dass du irgendetwas ablieferst – als offizielle Urlaubsvertretung. Du weißt überhaupt nicht worum es eigentlich geht. Und niemand weiß Bescheid. Keine Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Nichts. So unrealistisch ist dies Szenario leider nicht. Was bedeutet das für alle Beteiligten?

Eine schlechte oder fehlende Übergabe macht alle Beteiligten unzufrieden!

Du als Urlaubsvertretung bist genervt und überfordert

Als hättest du nicht selber genug zu tun! Lauter Anfragen per Mail und Telefon, weil der werte Kollege wohl aus Versehen vergessen hat seinen AB zu besprechen und eine Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Account zu hinterlegen. Nun musst du das ausbaden: Leute beschwichtigen, Anfragen hinhalten und nebenbei wühlst du vergeblich in einer dir nicht verständlichen, fremden Ordnerstruktur herum, um doch irgendwie die anfallenden Probleme zu lösen. Alle wollen etwas von dir und sind überrascht, dass du nicht liefern kannst, was sie ach so dringend brauchen.

Der Urlauber wünscht sich nach der Rückkehr gleich wieder weg

Den erholten Urlauber erwartet nach seiner Rückkehr Chaos, Anfragen und viel Unzufriedenheit. So verpufft das Urlaubsfeeling ganz schnell wieder. Tja, was hat er erwartet: Wie sollst du ihn vertreten, wenn er dich nicht eingewiesen hat in die Abläufe und laufenden Projekte? Er wird frustriert und gestresst sein, weil vielleicht Kunden und Geschäftspartner unzufrieden sind, falsche Infos erhalten haben, Entscheidungen nicht in seinem Sinne getroffen wurden, Termine verstrichen sind und überhaupt alles chaotisch ist.

Wenig Verständnis auch von allen anderen

Der laufende Betrieb muss einfach funktionieren. Das weiß jeder. Ohne vernünftige Übergabe kann man ein verlängertes Wochenende überbrücken, aber nicht einen zwei- oder dreiwöchigen Urlaub. Wer länger fehlt, sollte sich einfach frühzeitig die Zeit nehmen, um eine gute Übergabe vorzubereiten. Und die Übergabe selber sollte auch keinesfalls am letzten Tag erfolgen. Eventuell kommen dann nämlich noch Fragen auf, die zuvor nicht bedacht wurden.

Unsere Tipps für eine reibungslose Urlaubsvertretung

1. Erledige so viele Aufgaben wie möglich selber vorab…

… und informiere diejenigen, von denen du Aufgaben erwartest oder mit denen du eng zusammenarbeitest über deine Abwesenheit. Teile ihnen die Kontaktdaten deiner Urlaubsvertretung mit.

2. Telefon umleiten, Anrufbeantworter besprechen und Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Account erstellen

Wichtige Infos sind:

  • Von wann bis wann ist man nicht erreichbar?
  • Wer übernimmt in dringenden Fällen die Vertretung? (Kontaktdaten der Person angeben)
  • Info, ob die Mails automatisch weitergeleitet werden, oder ungesehen im Posteingang liegen bleiben.

Vorteil: Dringendes kann erledigt werden, aber die Vertretung wird nicht mit Unnötigem belastet.

Nice-to-have: Telefonnotiz-Formular für Telefon-/Gespächsnotizen vorbereiten und in mehrfacher Ausführung übergeben. Vorteil: Durch diese Art Protokoll, wird nichts vergessen. Gespräche können hinterher nachvollzogen werden. Das ist bei Problemen auch eine Absicherung für deine Urlaubsvertretung.

3. Checkliste mit allen To-dos

Die Urlaubsvertretung sollte wissen (und bitte bitte bitte auch nochmal nachlesen können!), was in deiner Abwesenheit anfallen wird. Was muss erledigen werden, was kann liegenbleiben? Ein genauer Zeitplan ist hier hilfreich. Auch eine Priorisierung der Aufgaben ist sinnvoll, dann kann sich die Vertretung im Notfall auf die Prioritäten konzentrieren.

  • Was muss täglich, wöchentlich, oder zu einem bestimmten Termin gemacht werden?
  • Gibt es Meetings oder Veranstaltungen an denen sie teilnehmen muss/sollte?
  • Was hat die höchste Priorität und sollte auf jeden Fall erledigt werden?

Die Checkliste erleichtert der Vertretung das Abarbeiten (in der richtigen Reihenfolge) und beugt dem Vergessen einzelner Aufgaben vor.

4. Kontakt- und Zugangsdaten übergeben

  • An wen kann sich die Urlaubsvertretung bei Fragen wenden? Wer ist für was Ansprechpartner? Erstelle eine Liste mit den Kontaktdaten.
  • Sind evtl. Zugangsdaten oder Passwörter für bestimmte Programme, etc. wichtig für die Urlaubsvertretung? In diesem Fall erstelle eine Liste.
  • Wer darf bestimmte Unterschriften oder Freigaben erteilen?
  • Am besten informierst auch du diejenigen vorab, mit denen du gerade zusammenarbeitest, damit auch sie Bescheid wissen und deine Abwesenheit einplanen können.

5. Projektübergabe

Wenn deine Urlaubsvertretung auch in einzelne Projekte involviert sein wird, hilft es alle wichtigen Informationen, Kontaktdaten, Termine, etc. zu einem Projekt deiner Vertretung gesammelt, z. B. in einem eigenen Ordner, zur Verfügung zu stellen. Bitte sie Änderungen/Neuerungen dort zu notieren, damit du nach dem Urlaub auch auf dem aktuellen Stand bist.

6. Hinterlasse deinen Arbeitsplatz ordentlich

Das klingt banal, ist es aber nicht. Das Aufräumen räumt auch dich innerlich auf. Darüber hinaus signalisiert es deiner Urlaubsvertretung:

  • Hier hat jemand etwas für ihn/sie vorbereitet. Das ist wertschätzend und wird sicherlich positiv wahrgenommen – v. a. wenn dein Arbeitsplatz sonst nicht so aussieht.
  • Informiere wo was zu finden ist und wo was abzuheften/abzuspeichern ist – online wie offline.
  • Halte wichtige Unterlagen bereit.

Fazit

Je besser du deine Abwesenheit vorbereitest, desto leichter wird deine Urlaubsvertretung die Zusatzaufgaben erledigen. Du profitierst selber von einer guten Übergabe – spätestens nach deinem Urlaub. Ist deine Vertretung top informiert und weiß was zu tun ist, wirst du nach deiner Rückkehr bestimmt DAVOR bewahrt:

  • durchwühlter, chaotischer Arbeitsplatz
  • haufenweise unerledigte Aufgaben warten dringend auf Bearbeitung
  • überquellender E-Mail-Posteingang
  • unzufriedene Kunden, Kollegen, Geschäftspartner, etc.
  • schlechte Stimmung durch eine überforderte, gestresste und unzufriedene Urlaubsvertretung
  • Fristen wurden verpasst
  • falsche Entscheidungen wurden getroffen
  • etc.

So, wie du deinen Urlaub im Vorfeld rechtzeitig planst, plane also auch deine Abwesenheit bei der Arbeit rechtzeitig. Eine gute Übergabe verringert deinen Stress bei der Rückkehr und den deiner Urlaubsvertretung! Darüber hinaus fördert sie die Stimmung im Team, denn eine schlechte oder sogar fehlende Übergabe ist sehr ärgerlich. Deshalb:

1. Bereite mehrere Tage vor Urlaubsbeginn eine umfassende, klare Übergabe vor.
2. Halte alles wichtige (Kotaktdaten, To-do-Liste, etc.) schriftlich fest.
3. Nimm dir genügend Zeit, um deine Vertretung bestmöglich zu informieren und zeige ihr wo sie alles findet.

Wenn du diese Tipps umsetzt, kannst du beruhigt in den Urlaub fahren. Deine Vertretung weiß was zu tun ist. Die Stimmung im Team ist gerettet! Tipps für ein gute Arbeitsatmosphäre und Mitarbeiterzufriedenheit findest du auch in meinen Artikeln Tipps für ein gutes Betriebsklima, Arbeitet ihr noch oder spielt ihr schon? oder Pflanzen im Büro: grüner Mehrwert für Körper und Seele.

Friederike von Hundelshausen betreut Marcos Recruiting Blog von GermanPersonnel seit Februar 2016 und unterstützt das Social Media Team. Neben dem Schreiben eigener und dem Redigieren fremder Texte plant die Geisteswissenschaftlerin auch die Blog-Themen und organisiert Beiträge von Gastautoren.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.