Chaos im Büro

Chaos im Büro

So hältst du deinen Schreibtisch ordentlich

Wie sagt man so schön: Jeder Jeck ist anders und für manche gehört das kreative Chaos auf dem Schreibtisch einfach dazu. Nicht jeder hält dich allerdings für ein Genie wegen deines chaotischen Schreibtisches! Viel wahrscheinlicher ist es dagegen, dass dein Arbeitsstil und deine Kompetenz in Frage gestellt werden. Willst du das?

Vielleicht nervt dich ja auch selber die Unordnung, weil du den Überblick verloren hast und selber nichts mehr findest? Wir haben hier einige Tipps zusammengetragen, wie du das Chaos bändigen kannst und warum das nicht nur für dich, sondern auch für die ganze Firma besser ist.

Zusammengesetztes Puzzle

Wie normal ist Chaos und was ist so schlimm daran?

Oft verbringen wir den größten Teil unseres Arbeitstages am Schreibtisch. Auf ihm müssen neben dem Computer und dem Telefon auch viele andere Büromaterialien Platz finden. Den Kaffee, das Handy und weitere persönliche Gegenstände nicht zu vergessen. Da kann es schon mal eng werden. Und wenn jetzt noch Akten, Dokumente und Notizen dazukommen, ist das Chaos quasi vorprogrammiert.

Der Schreibtisch wird aber auch als Visitenkarte des Unternehmens bezeichnet. Insbesondere wenn man Kundenkontakt hat, sollte man einen ansprechenden, aufgeräumten Schreibtisch haben. Bei Unordnung wird schnell auf Chaos, Überforderung, Kompetenzmangel und Probleme geschlossen, also alles andere als ein Geniestreich.

Problematisch wird es, abgesehen vom negativen Eindruck beim Kunden, aber auch dann, wenn Kollegen in deiner Abwesenheit an deinem Schreibtisch klarkommen müssen. Ihnen nützt es nichts, wenn du angeblich weißt wo alles ist, wenn sie ebenfalls auf deine Vorgänge, Briefe, Ablage, etc. zugreifen müssen, aber nichts finden.

Hier hilft es, wenn eine Ordnung für alle Beteiligten festgelegt wird und jeder auch dort seine Papiere abheftet, etc. Das Problem mit der Ordnung gibt es natürlich nicht nur offline, sondern auch online – das aber in einem gesonderten Artikel.

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Sorge für Ablagemöglichkeiten

Einen Großteil der Unordnung auf dem Schreibtisch haben wir Papieren, Akten, Werbeflyern und Co. zu verdanken. Hier kann ein Ablagekorb mit mehreren Fächern für Klarheit sorgen. Wie wäre es, wenn du dir gleich morgens angewöhnst rumliegende Papiere in diese Fächer zu sortieren?

Wenn du sie beschriftest – beispielsweise nach Kriterien wie „Heute zu erledigen“ oder „Wiedervorlage“ – hast du nicht nur mehr Platz auf dem Schreibtisch, sondern kannst auch auf den ersten Blick sehen, was du für heute auf dem Plan hast. Ablagefächer laden auch schnell zu Chaos ein, deshalb bitte nicht mit allem zumüllen. Hier helfen die nächsten Tipps.

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Plane Aufräumzeiten ein

Regelmäßigkeit hilft, v. a. wenn man langfristig etwas ändern will. Neue Arbeitsschritte müssen quasi antrainiert werden. Leg dir deshalb eine Zeit fest, an der du täglich für fünf Minuten deinen Schreibtisch im Büro aufräumst. Nach der Mittagspause, vor dem Feierabend, ganz egal, Hauptsache du nutzt diese Zeit jeden Tag dafür, den Schreibtisch in Ordnung zu halten. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und schon bald ist es vollkommen „natürlich“ an einem ordentlichen Tisch zu sitzen.

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Feste Abläufe sorgen für Ordnung

Wir neigen dazu, Papiere auf dem Tisch zu stapeln, statt sie sofort abzuarbeiten und abzulegen. Dabei würden wir dadurch so viel Zeit sparen und Chaos vermeiden. Gewöhne dir deshalb an Arbeitsschritte immer gleich durchzuführen. Du bist mit einer Akte fertig? Räum sie direkt in den passenden Ordner. Schon bald setzen hier Automatismen ein, und das Aufräumen geht dir leichter von der Hand.

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Was soll wohin?

Rechtshänder haben am besten ihr Telefon links, damit man in der linken Hand den Hörer hält und man mit der rechten Hand etwas aufschreiben kann beim Telefonieren. Aber was ist mit dem Locher, Tacker, Büroklammern, USB-Sticks, Visitenkarten, Notizzetteln, Ordnern, etc.?

Alle Arbeitsmaterialien sollten einen festen Platz bekommen. Wo dieser ist, hängt davon ab, wie oft man sie braucht. Ganz Wichtiges kommt auf den Schreibtisch, weniger Wichtiges in Schreibtischschubladen und selten oder auch von anderen verwendetes Büromaterial kommt woanders hin.

Der Vorteil des Aufräumens ist, dass dann meist Vermisstes und lang Gesuchtes zum Vorschein kommt – überflüssige oder defekte Arbeitsmittel, aber ebenfalls. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt diese endlich auszusortieren. Dazu gehört auch herrenloses EDV-Zubehör. Erkundige dich, wie damit bei euch umgegangen wird.

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Zur Motivation

Aufräumen befreit und obwohl beim Aufräumen und Sichten vorübergehend erstmal noch mehr Chaos entsteht, wird dir das Ergebnis sicher auch gefallen. Und natürlich darfst du nicht vergessen: Du verbringst viel Zeit im Büro, du solltest dich also hier auch wohl fühlen. Ein penibel aufgeräumter und hygienisch steriler Schreibtisch ist ziemlich kalt. Du kannst ihm also ruhig eine persönliche Note verleihen mit einem Foto, Urlaubsmitbringseln, einer Pflanze o. ä.

Deine Kollegen und dein Chef werden sicher staunen, wenn das bisherige Chaos von deinem Schreibtisch gewichen ist und vielleicht gibt es dann auch Nachahmer, die dir folgen werden.  In jedem Fall wird es positiv auffallen und tut der ganzen Abteilung gut, ob es nun kommentiert wird, oder nicht. Also, viel Erfolg beim Aufräumen und viel Spaß beim Wiederfinden verschwundener Dinge!

Dieser Arbeitslebenartikel ist Teil von „Marcos Recruiting Blog“. Marco Kainhuber ist einer der Geschäftsführer des Software-Unternehmens GermanPersonnel. Wir bieten intelligente, datenbasierte Recruiting-Lösungen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie Fragen zu unserer E-Recruiting-Software persy, unseren p1-Onlineshop für Personalbeschaffung oder zu unserer Recruiting-Agentur pergenta haben.

 

Friederike von Hülsen

Friederike von Hülsen betreut Marcos Recruiting Blog von GermanPersonnel und unterstützt als Community Managerin das Social Media Team. Neben dem Schreiben eigener und dem Redigieren fremder Texte plant die Geisteswissenschaftlerin auch die Blog-Themen und organisiert Beiträge von Gastautoren.

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