Datenschutz mit PERSY

Datenschutz mit PERSY

Unsere Anpassungen im Überblick

Wir von GermanPersonnel sorgen dafür, dass unsere Kunden datenschutzkonform mit unserer Software PERSY arbeiten können. Die Arbeitsprozesse wurden so umgewandelt und optimiert, dass die Bewerberdaten durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sind.

Unsere Kunden wurden informiert, welche Vorgehensweise die DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten einfordert und dafür wurden die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen. So können alle personenbezogenen Daten auf Aufforderung gelöscht werden und Bewerberdaten z. B. pseudonymisiert und, wo nötig, anonymisiert werden.

Um den Aufwand für die Recruiter zu minimieren, haben wir die Arbeitsprozesse in PERSY so entwickelt, dass ein Recruiter immer einen Hinweis bekommt, ob für diesen Bewerber bzgl. des Datenschutzes etwas zu machen ist (beispielsweise wenn eine Einwilligung abläuft). Das Unternehmen weiß somit, dass seine Mitarbeiter die Anforderungen des Datenschutzes transparent und einfach einhalten können. Hier ein Überblick über einige Änderungen:

PERSY - das Logo der Software von GermanPersonnel

Änderungen im Bewerberformular

Eine Herausforderung für jeden datenschutzkonformen Bewerbungsprozess ist, dass wir die Regeln einhalten müssen, aber gleichzeitig keine Barrieren für den Bewerber aufbauen wollen. Dies war das Ziel aller unserer Anpassungen in PERSY und des Bewerbungsprozess.

Die Administratoren unserer Kunden können die Standardeinstellungen für die datenschutzrelevanten Anforderungen für Ihr Unternehmen festlegen. Dazu gehören u.a.

  • die Angabe des Datenschutzbeauftragten,
  • die eigenen Datenschutzbedingungen und Einwilligungserklärungen,
  • eigene Texte für die E-Mailvorlagen bei der Einholung der Einwilligungen
  • oder der Zeitraum, den das Unternehmen festlegt, wie lange die Daten eines Bewerbers mit Einwilligung gespeichert werden können.

Unsere Bewerberformulare wurden außerdem überarbeitet und Pflichtfelder in freiwillige Angaben umgewandelt, wie die Geschlechtsangabe oder das Geburtsdatum,  da sie für die Bewerbererfassung nicht zwingend notwendig sind.

Um die Verarbeitung der Daten auf eine gesetzlich legitimierte Grundlage zu stellen, kann aktiv eine Einwilligung des Bewerbers geholt werden. Wir unterstützen somit die Freiwilligkeit einer Einwilligung jederzeit. Durch transparente Informationen und benutzerfreundliche Eingaben wird der Bewerbungsvorgang an sich vereinfacht.

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Änderungen im Bewerbermanagement

Die Administratoren definieren die einzelnen Versionen ihres Einwilligungsdokumentes und ihrer Datenschutzbedingung  je nach Datum. Der Recruiter in PERSY kann nachträglich durch einfachen Klick die Einwilligung für einen oder mehrere Bewerber einholen. Dieser Status wird im Bewerbermanagement verfolgt.

Das Arbeiten der Recruiter wird durch die einfache Massenverarbeitung von E-Mails beschleunigt. Wir haben eine sehr übersichtliche und intuitiv zu bedienende Möglichkeit geschaffen, dass unsere Kunden mit Hilfe von Filtern die Bewerber auswählen können, um sie gebündelt bzgl. der  erneuten Einwilligung anzuschreiben.

Zudem werden die PERSY-User in Form eines Icons, das bei jedem Bewerber angezeigt wird, visuell darauf aufmerksam gemacht, wann die Einwilligung des Bewerbers zur Datenverarbeitung abläuft. Er kann eine vorgefertigte Standard-E-Mail oder eine individuelle E-Mail abschicken, die um eine erneute Einwilligung bittet. Je nach Reaktion des Bewerbers (einwilligen, widerrufen, nicht antworten) ändert sich der Status des Bewerbers sichtbar für den Recruiter.

Die Statusänderung kann auch manuell erfolgen, wenn ein Bewerber seine Einwilligung z. B. schriftlich in einer Niederlassung abgibt oder diese unterschrieben per E-Mail sendet. Das Dokument selber kann unter dem Bereich Datenschutz in PERSY hochgeladen werden.

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Änderungen bei Stellenanzeigen

Die Anforderungen des Datenschutzes beginnen aber bereits bei der Erstellung einer Stellenanzeige. Da in PERSY jede Stellenanzeige eine eigene Webseite ist, sollte diese auch eine Verlinkung auf das Impressum, die Datenschutzerklärung und den Unternehmensnamen enthalten. Dies wird in PERSY automatisch in jedes Standard-Stellenanzeigen-Template eingebunden mit den Angaben, die das Unternehmen in den Stammdaten des Standortes hinterlegt hat.

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Schnittstellen zu anderen Systemen

In den letzten Monaten haben wir mit unseren Partnern die Schnittstellen überprüft und optimiert. Auch hier immer mit dem Ziel keine Barrieren aufzubauen und den Arbeitsaufwand minimal zu halten. Die Einwilligung des Bewerbers im Rahmen eines Bewerbungsprozesses (über z. B. Indeed) wird automatisch mit Fristen und Inhalt an PERSY übergeben. Dadurch kann der Recruiter auch hier die Fristen seitens des Datenschutzes prüfen und einhalten.

Die Anbindung anderer Verwaltungssysteme, wie z. B. Landwehr L1, ist ebenfalls datenschutzkonform angepasst worden. Beim Export eines Profils dorthin enthält dies auch die Angabe der Einwilligungsfrist. So ist im angeschlossenen System eindeutig zu sehen, ob dieses Bewerberprofil noch gespeichert werden darf.

Wir nehmen das Thema Datenschutz sehr ernst und bleiben hier selber laufend am Ball. Wir werden Sie weiterhin mit Updates zum Datenschutz versorgen. In den letzten Monaten haben wir zudem 4 Artikel zum Thema „DSGVO – Was Recruiter wissen sollten“ veröffentlicht:  Teil 1, Teil 2, Teil 3 und Teil 4.

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GermanPersonnel ist Experte für E-Recruiting. Wir bieten intelligente, datenbasierte Recruiting-Lösungen. Wenn Ihre Stellenanzeigen nicht den gewünschten Bewerberrücklauf haben, nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne, auch zum Thema Social Recruiting und wenn Sie sich für unsere E-Recruiting-Software PERSY oder die Dienstleistungen unserer Recruiting-Agentur PERGENTA interessieren! Ganz neu in unserem Portfolio ist PARTS für eine programmatische, zielgruppenspezifische und kostenoptimierte Ausspielung von Stellenanzeigen.

 

GermanPersonnel-Team

Die GermanPersonnel-Team-Beiträge sind immer das Werk mehrerer Autoren. Es handelt sich entweder um extern in Auftrag gegebene Texte, die intern angepasst, bzw. umgeschrieben wurden oder um Texte von einer/einem oder mehreren Kolleginnen/Kollegen, die ebenfalls von Friederike aus dem Content Marketing überarbeitet wurden.

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